وضاحت نداشتن موضوع و فرد مورد نظر: اولین اشتباه یا کمبود وضاحت و شفافیت در نگارش نامه های تجاری زمانی اتفاق می افتد که شما هنوز شروع به نگارش نکرده اید. اکثر مردم وقتی شروع به نوشتن می کنند؛ حتی از خودشان این سوال را نمی کنند که واقعاً چه می خواهند بگویند؟ یا به چه کسی می خواهند.
در مذاکره، طرف مقابل چقدر اختیار دارد؟ اختیارات در مذاکره را مشخص کنید
اختیارات در مذاکره چقدر باید باشد؟
در مذاکره باید اختیارات طرف مقابل را به طور کامل دانست.
در ضمن اختیارات اعضای خود را نیز باید به صورت کامل بررسی کرده
و قبل از شروع مذاکره اختیاراتشان را تعیین کنیم.
وقتی در مذاکره داریم به سختی کار می کنیم تا به توافق برسیم،
ناگهان حریف مقابل می گوید که این توافق ها در حوزه ی اختیارات او نیست
و باید با مافوقش صحبت کند. در این شرایط احساس تباهی و اتلاف وقت و زمان خواهیم کرد.
در مذاکره، طرف مقابل چقدر اختیار دارد؟
بسیاری از متخصصان مذاکره پیشنهاد داده اند
که بهتر است در ابتدای مذاکره اختیارات حریفان را کاملا شفاف سازی کرده، پس از آن وارد موضوع اصلی مذاکره شویم.
فرض می کنیم دَن، مدیر بازارگانی پمپ بنزین کامیون ها برای شرکت بزرگ بنزین آمریکا،
توافق کرده که برای صاحبان پمپ بنزینی تا یک سنت برای هر گالن به ازای هزینه همیشگی گاز تخفیف بگیرد
و اگر آنها موافقت کردند یک متل کوچک هم کنار پمپ بنزین بزنند، ۱۰۰ هزار دلار وام هم به آنها می دهد.
صاحبان پمپ بنزین وام را دریافت کردند و متل را ساختند، اما تخفیف گاز هرگز تحقق درک بهتر اختیارات نیافت.
آنها از شرکت بنزین شکایت کردند و در آن شکایات مشخص شد که دَن اجازه دادن چنین تخفیفی را نداشته است.
شفاف سازی اختیارات حریف باعث می شود در مقابل این جمله که می گویند
«اجازه دهید من بروم نظر نهایی را بپرسم و برگردم» متضرر نشده و محدوده ی اختیارات حریف مقابلمان را هم آگاه شویم.
این کار مفهوم دیگری هم برای سازمان دارد
تعیین واضح اختیارات افرادی که در سازمان یا شرکت هستند، شاید از طریق عنوان های رسمی که به آنها داده می شود،
جلوی خرابکاری کارکنان را که در معامله ها توافق های بیشتر از قدرتشان را انجام می دهند، گرفت.
در مذاکرات بین‌المللی و رسمی، مذاکره‌کنندگان برگه‌ای به نام اختیارنامه دارند
که محدود اختیارات آن ها را در مذاکره نشان می دهد.
ولی در مذاکرات داخلی می‌توان از کارت ویزیت و درک سمت طرف، به میزان قدرت و تصمیم گیری اش پی برد.
البته به آن هم نمی شود اعتماد کرد؛
چراکه بارها اتفاق افتاده سمت فرد، مدیر عامل یک سازمان بوده؛ ولی حرف نهایی را رییس هیات مدیره زده است.
در ضمن در کارت ویزیت ها برخی از سمت های ذکر شده نمی تواند میزان اختیار موجود در پشت سمت را افشا کند.
مثلا مدیر پروژه راه اندازی و… این گونه سمت ها معمولا نشان نمی دهند که فرد حرف آخر را می زند یا نه!
راه دیگر برای تشخیص اختیار طرف، سوال کردن از وی است؛
ولی باید در نحوه ی پرسیدن دقت کرد تا خدایی نکرده به فرد مقابل توهینی نشود.
مثلا می‌توان این جمله را به کار برد:
آیا نیاز هست کس دیگری نیز در جلسه حضور داشته باشد یا جمع حاضر می تواند توافق نهایی را انجام دهد؟
اگر فرد مقابل دارای اختیار کافی بود، مذاکره را ادامه می دهید؛
ولی اگر متوجه شدید که این قدرت را ندارد، تقاضای فرد دیگر با اختیارات لازم را کرده و یا درخواست های خود را مطرح نکنید.
میزان اختیارات در مذاکره را مشخص کنید.
در بسیاری مواقع با اینکه از مذاکره کننده در مورد اختیاراتش سوال شده و از محدوده توانای هایش اطمینان پیدا کرده ایم.
فرد مقابل برای برون رفت از توافق های احتمالی با خرید زمان بیشتر، ادعا می کند باید با مدیران بالا دستی اش مشورت کند.
این تکنیک که خود یکی از حیله های مذاکراتی است به نام روش «اختیار مشکوک» نامیده شده
و فرد می خواهد با خرید زمان بیشتر، امتیازات بهتری را در ادامه مذاکرات کسب کرده و یا در برخی مفاد قرارداد، تغییرات یک طرفه‌ای را اعمال کند.
در چنین شرایطی دو اتفاق خواهد افتاد:
حالت اول:
حریف به میز مذاکره برگشته و توافق حاصل می شود
حالت دوم:
امکان توافق دوباره با حریف وجود نداشته در این مواردی کار را به صورت توافق مشروط ادامه می دهیم.
یعنی به مذاکره کننده می گوییم حالا که شما می خواهید با روسای خود مذاکره کنید،
ما هم وقت را غنیمت شمرده و به مشورت با همکاران خود می پردازیم.
در این صورت اگر مذاکره کننده پس از مشورت خواست توافق های انجام شده را تغییر دهد،
ما هم فرصت تغییر برخی از بندهای توافق شده را به نفع خود خواهیم داشت.
نتیجه گیری از میزان اختیارات در مذاکره
قبل از شروع مذاکره به صورت اصلی، ابتدا به صورت بسیار مودب محدوده ی اختیارات حریف مقابل را متوجه شوید.
البته محدوده ی اختیارات خود و اعضای تیمتان را هم قبل از شروع مذاکره مشخص کنید.
مشخص شدن محدوده ی توانایی طرف مقابل به شما کمک می کند
تا بدانید در چه سطح در حال گفتگو هستید.
درباره علی بهرام پور
من علی بهرام پور، نویسنده، مدرس و مربی اصول و فنون مذاکره هستم و قصد دارم در این وبسایت مطالب کاربردی و مورد نیاز را که در سالیان فعالیتم در بلاروس و ترکیه و ایران عزیز بدست آوردم را به اشتراک بگذارم.
قیم و قلمرو قیمومت در امور بانکی محجور
قیم به به صرف قیم نامه قادر به انجام امور بانکی محجور نیست و صرفا زمانی اختیار انجام این امور را دارد که از مقام قضایی ذی صلاح اذن و اختیار گرفته باشد.
«قیم و قلمرو قیمومت در امور بانکی محجور»
اینکه مفهوم قیم و محجور چیست و قیم در چه موارد و به چه نحو منصوب میگردد میتواند ما را در درک بهتر و مفیدتر مطلب یاری رساند لذا در نوشتار حاضر قبل از هرچیز به بیان مفهوم و موارد و نحوه نصب قیم میپردازیم.
محجور کسی است که از تصرف در اموال و حقوق مالی خود به جهت عدم قدرت تشخیص ضرر و زیان منع شده است که به موجب ماده 1207 قانون مدنی، محجورین به سه دسته صغار، اشخاص غیررشید و مجانین تقسیم گردیدهاند و قیم کسی است که از طرف دادگاه به منظور سرپرستی محجور و نگهداری اموالش در موارد زیر مطابق ماده 1218 قانون مدنی منصوب میگردد:
- برای صغاری که ولی خاص ندارند.
- برای مجانین و اشخاص غیر رشید که جنون یا عدم رشد آنها متصل به زمان صغر آنها بوده و ولی خاص نداشته باشند.
- برای مجانین و اشخاص غیر رشید که جنون یا عدم رشد آنها متصل به زمان صغر آنها نباشد.
طرق نصب قیم:
مقام قضایی ذیصلاح میتواند در تعیین قیم برای محجور به طرق ذیل عمل نماید:
- تعیین یک قیم برای یک محجور مطابق ماده 1222 قانون مدنی که مقرر میدارد «دادگاه مدنی خاص از میان اشخاص مزبور یک یا چند نفر را به سمت قیم تعیین میکند»
- تعیین چند قیم برای یک محجور وفق ماده صدرالاشعار که در این صورت:
اولاً؛ دادگاه میتواند به موجب ماده 1234 قانون مرقوم وظایف قیمها را تفکیک نماید در غیر این صورت و در صورت عدم تفکیک وظایف فیمابین قیمها و یا عدم تصریح بر امکان اقدام انفرادی هر یک از قیمها، اصل بر اجتماع بوده و قیمها میبایست تمامی وظایف و اختیارات اعطایی از سوی مقام قضایی را مجتمعاً انجام دهند.
ثانیاً؛ به موجب ماده 94 قانون امور حسبی در صورتی که قیمها با مشارکت یکدیگر در اموال محجور تعدی یا تفریط نمایند هریک از آنها مسئولیت تضامنی دارد و اگر برخی از قیمها بدون مشارکت دیگران تعدی یا تفریط در امور محجور نمایند، مسئولیت متوجه کسی است که تعدی یا تفریط نموده است.
ثالثاً؛ وفق ماده 63 قانون مرقوم در صورت بروز اختلاف نظر میان قیمها میبایست به دادگاه رجوع و یا ترتیبی را برای رفع اختلاف پیشبینی نمایند.
- تعیین یک قیم برای چند محجور طبق ماده 60 قانون امور حسبی که موجب آن «دادگاه میتواند برای چند نفر از اشخاص محتاج به قیم یک قیم معین نماید مگر آنکه اداره امور هر یک از آنها محتاج به قیم علیحده باشد» که در این صورت قیم میبایست برای ایفای هر یک از وظایف خود نسبت به هریک محجورین اختیارات لازم را از مقام قضایی اخذ نماید.
قلمرو قیم در امور بانکی محجور
وفق ماده 84 قانون امور حسبی که مقرر میدارد: « اسناد و اشیاء قیمتی باید درک بهتر اختیارات با اطلاع دادستان در محل امنی نگهداری شود و وجوه نقدی که محل احتیاج نیست در یکی از بانک های معتبر گذاشته شود.» و نیز مطابق ماده 1241 قانون مدنی که مقرر میدارد: «قیم نمیتواند اموال غیر منقول مولی علیه را بفروشد و یا رهن گذارد و نمیتواند برای مولی علیه بدون ضرورت و احتیاج قرض بگیرد» انجام کلیه امور بانکی محجور توسط قیم منوط به اعطای چنین اختیاری از سوی مقام قضایی به وی و ارایه آن به بانک است اعم از اینکه در قیم نامه لزوم اخذ چنین مجوز و اختیاری تصریح شده باشد یا نشده باشد.
بنابراین بانک میبایست جهت انجام هر یک از امور بانکی محجور به خواست قیم اقدامات ذیل را به عمل آورد:
شرح وظایف و استخدام کارشناس مرکز تماس + اینفوگرافی
استخدام کارشناس مرکز تماس کار ساده‌ای نیست و در طی فرآیند استخدام، کارجویان میبایست از لحاظ شخصیت، مهارت کاری، سازگاری با محیط، هوش هیجانی و انگیزه‌های کاری بررسی شوند تا اطمینان حاصل کنیم شخص مورد نظر از پس وظایف کارشناس مرکز تماس بر می‌آید.
برای درک بهتر این ویژگی‌ها با ما همراه باشید تا آنها را بازگو نماییم:
وظایف کارشناس مرکز تماس
یادگیری و به خاطر سپردن آموزه‌ها
از وطایف اصلی کارمندان مرکز تماس، پشتیبانی با کیفیت بالای مشتریان می‌باشد. برای انجام این کار مهم، قدرت یادگیری و به خاطر سپردن حجم بالای اطلاعات در خصوص مسائل فنی از ویژگی‌های مهم یک کارمند می‌باشد. همچنین سرعت انتقال درک بهتر اختیارات و درک صحیح مطالب نیز به دنبال قدرت یادگیری از ویژگی‌های مهم به شمار می‌آید.
توجه به جزئیات
به دلیل یکسان بودن حجم سوالات در مرکز تماس، کارمندان ممکن است گاها دچار خستگی و روزمرگی شوند و خطر اینجاست که در برخی موارد ممکن است بدون توجه کامل و دقیق به حرفهای مشتری شروع به پاسخگویی به ایشان نمایند .
اما یک کارمند خوب و وظیفه شناس باید اطمینان پیدا کند که به خوبی متوجه جزئیات صحبت مشتری شده و بهترین راه‌حل را برای پاسخ به سوال مستری ارائه می‌نماید .
نظم و ترتیب
کارمندان مرکز تماس به دلیل حجم بالای فعالیت‌ها در طی روز میبایست بسیار دقیق و منظم باشند تا انجام کارهای متعدد از قبیل بررسی اطلاعات فنی، به‌روزآوری برنامه CRM و یادداشت برداری‌های لازم و… همگی به صورت منظم و مرتب انجام گیرد و در روند رسیدگی به نیازهای مشتری اختلالی ایجاد نگردد .
انعطاف‌پذیری
به دلیل تعامل این کارمندان با تیپ‌های شخصیتی مختلف از مشتریان ، همگام شدن و انعطاف‌پذیری از قابلیت‌های مهم به شمار می‌آید. کارمندان مرکز تماس میبایست قابلیت صحبت با یک مشتری وراج را داشته و در لحظه‌ای دیگر نیز پاسخگوی یک مشتری عصبانی باشند.
رفتار صمیمانه و دوستانه
داشتن نگرش دوستانه در کار برای یک کارمند مرکز تماس بسیار واجب می‌باشد. چون این کارمندان نوک حمله در سازمان‌ها می‌باشند و اولین برخورد مشتریان در سطوح سازمانی با این دسته ازکارمندان می‌باشد .
حفظ خونسردی و آرامش طی انجام کارهای چالشی
کارمندان مرکز تماس باید بدانند که در مقابل یک مشتری عصبانی تحت هر شرایطی میبایست خونسرد و آرام باشند. معمولا این موارد در بدو استخدام با پرسش سوالات در زمینه چگونگی کنترل فشارهای کاری از فرد مورد ارزیابی قرار
مهارت‌های ارتباطی بالا
همان‌طور که قبلا گفتیم، به دلیل جایگاه ارتباطی مهم این کارمندان با مشتریان سازمان‌ها، آنها باید از مهارت‌های ارتباطی بالا برخوردار باشند. این مهارت‌های ارتباطی باید شامل مواردی مانند خوب گوش کردن، تجزیه و تحلیل اطلاعات و پردازش راه حل سریع و ارائه پاسخ درست باشد.
دانشنامه اقتصاد و مدیریت
مزایای آموزش ارز دیجیتال | چرا سرمایه گذاری در بازار کریپتوکارنسی خوب است؟
در شرایط بد اقتصادی آموزش ارز دیجیتال به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید وارد دنیای رمز ارزها شده و از طریق سرمایه گذاری و همچنین ترید کردن درآمدهای مناسبی کسب کنید. بازار کریپتوکارنسی سود بسیار زیادی دارد و فعالیت در آن میتواند باعث تحول در زندگی شما شود. با این حال برای تضمین.درک بهتر اختیارات
گمرک چیست و چه وظایفی دارد؟
شرایط نوین تجارت جهانی و مسائل اقتصاد بین‌الملل در توسعه و پیشرفت کشورهای جهان جایگاه ویژه‌ای دارند و روزبه‌روز نقش تجارت و اهمیت آن در مجموعه‌ی اقتصاد ملی کشورها بیش از پیش آشکار می‌شود. اکنون شیوه‌های ابتدایی تجارت بین‌الملل دگرگون شده‌اند و هر روز پیچیده‌تر و.
ده اشتباه در نامه نگاری‌های تجاری
وضاحت نداشتن موضوع و فرد مورد نظر: اولین اشتباه یا کمبود وضاحت و شفافیت در نگارش نامه های تجاری زمانی اتفاق می افتد که شما هنوز شروع به نگارش نکرده اید. اکثر مردم وقتی شروع به نوشتن می کنند؛ حتی از خودشان این سوال را نمی کنند که واقعاً چه می خواهند بگویند؟ یا به چه کسی می خواهند.
ده راز ورشکستگی تجارت‌های کوچک
مشکلات و مسائلی که باعث می‌شوند، اکثر کسب و کارهای کوچک با ورشکستگی روبرو شوند، این‌ها اند: فقدان سرمایه کافی: پول می تواند علت اصلی تمام ورشکستگی ها در تجارت باشد. صاحبان تجارت های کوچک باید تخمین بزنند که به چه مقدار پول نیاز دارند تا بتوانند کار خود را راه اندازی کنند، آن.
دلایل شکست کسب و کارهای نوپا چیست؟
شرکت‌های نوپا و تازه‌تأسیس بنابه دلایل مختلفی شکست می‌خورند و آرزوهای مؤسسان خود را بر باد می‌دهند. یکی از دلایل اصلی شکست و عدم موفقیت کسب‌وکارهای تازه‌تأسیس این است که بازار محدودی برای محصولات یا خدمات خود دارند. همچنین در بعضی از موارد اصلا بازاری برای محصولات آنها.
نقش دبیر جلسه
در طول زندگی حرفهای، یا حتی در زمان‌های دیگر، ممکن است از شما خواسته شود تا یک صورت‌جلسه تهیه کنید. حتی ممکن است از شما خواسته شود که به‌صورت رسمی دبیر یک گروه یا سازمان باشید، چه به‌صورت داوطلبانه و چه با پرداخت حقوق.
در این صورت ضروری است که بدانید چه‌کاری باید انجام دهید و قادر به یادداشت‌برداری روشن و دقیق باشید، زیرا نقش دبیر در درجه‌ی اول، تهیه یادداشت از جلسه است.
مسئولیت و نقش دبیر جلسه
نقش دبیر جلسه در هر گروه رسمی پشتیبانی از فرایند جلسه است. دبیر معمولاً مقدمات جلسات را فراهم کرده و اسناد رسمی مربوط به فرآیند و تصمیم‌گیری‌های گروه یعنی صورت‌جلسات را نگهداری میکند. این کار ممکن است درک بهتر اختیارات شامل نگهداری اسناد مکاتبه‌ای نیز باشد.
این مقاله عمدتاً بر جنبه‌های رسمی نقش دبیر جلسه و به‌ویژه نقش‌های مرتبط با جلسات تمرکز دارد.
آماده‌سازی: نقش دبیر جلسه قبل از شروع
مواردی هستند که دبیر باید قبل از جلسه از آنها اطلاع کسب کند، بسیاری از این موارد را می‌توان به‌راحتی و با سؤال کردن از رئیس جلسه به دست آورد.
مهم‌ترین موارد عبارت‌اند از:
- چه کسی قرار است مقدمات جلسه را فراهم کند، ازجمله پیدا کردن محل برگزاری و تنظیم زمان‌های استراحت و هرگونه امکاناتی که باید در دسترس باشند؟ این موارد اغلب بر عهده‌ی دبیر است.
- چه کسی مسئول تهیه‌ی دستور جلسه است؟ هر رئیسی معمولاً اولویت‌های خود را دارد، اما این مورد نیز درک بهتر اختیارات معمولاً وظیفه دبیر جلسه بوده و با کمک رئیس جلسه ایجاد می‌شود. ممکن است افراد دیگری نیز حق اضافه کردن آیتم‌هایی به دستور جلسه را داشته باشند. برای اطلاعات بیشتر مقاله‌ی “ تنظیم دستور جلسه برای جلسات “ را مطالعه کنید.
- دبیر جلسه باید اطمینان یابد در دستور جلسه موارد اضافی وجود ندارند، وی باید با رئیس جلسه و سایرین صحبت کند تا چنین مواردی را در صورت امکان به جلسات بعدی موکول کند، همچنین مواردی که باید در گزارش کتبی پوشش داده شوند را نیز مشخص میکند.
- چه نوع یادداشت یا صورت‌جلسه‌ای موردنیاز است؟ آیا باید یک صورت‌جلسه‌ی رسمی باشد که مشخص میکند چه چیزی توسط چه کسی عنوان‌شده یا صرفاً نکات مختصر در مورد اقدامات موردتوافق را بیان کند؟
- پس از جلسه، چقدر زمان برای تهیه یادداشت و صورت‌جلسه در دست است؟
- فرایند انتشار یادداشت‌ها چگونه است؟ برخی از روسا قبل از انتشار صورت‌جلسه آن را مطالعه و تائید می‌کنند، درحالی‌که برخی دیگر ترجیح می‌دهند که آن را هم‌زمان به چندین شرکت‌کننده کلیدی بفرستند.
اگر برای بار اول نقش دبیر جلسه را برعهده‌گرفته‌اید، باید بفهمید که چه کسانی باید در جلسه حضور یابند، این افراد نمایندهی چه سازمان‌هایی هستند و چه مسائلی در جلسات قبلی مطرح‌شده‌اند؟
این به شما کمک خواهد کرد که در جریان اوضاع قرار بگیرید. شما می‌توانید این کار را با نگاه کردن به صورت‌جلسه‌های گذشته و همچنین با پرسیدن از رئیس جلسه راجع به مواردی که قرار است موردبحث قرار گیرند، انجام دهید.
دبیر جلسه مسئول ارسال اوراقی برای جلسه است. این کاغذها شامل، دستور جلسه، صورت‌جلسه‌ی گذشته و هر مطلب دیگری برای بحث و یا کسب اطلاعات است.
روز جلسه
در روز جلسه، مواردی وجود دارند که دبیر جلسه باید انجام دهد:
- اطمینان حاصل کنید که می‌دانید چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند. اگر ساختمان دارای مأموران امنیتی باشد، ممکن است لازم باشد فهرستی از شرکت‌کنندگان را ارائه دهید.
- خود را زودتر به محل جلسه رسانده و بررسی کنید که همه‌چیز مرتب باشد. درصورتی‌که مسئولیت مقدمات جلسه را نیز بر عهده‌دارید، باید اطمینان حاصل کنید که همه‌چیز آماده است، اتاق به‌درستی آماده‌شده، تمام تجهیزات موردنیاز به‌درستی کار می‌کنند، به‌اندازه‌ی کافی صندلی وجود دارد و نوشیدنی‌ها در دسترس هستند.
- ممکن است بخواهید محل نشستن افراد را تعیین کنید و حتی صندلی‌ها را طبق الگوی خاصی بچینید، این امر باعث ایجاد تفاوت‌های مثبت و بزرگی در اداره‌ی جلسه می‌شود. همچنین درک بهتر اختیارات باید اطمینان حاصل کنید که رئیس جلسه در مرکز باشد و شما نیز در کنار او بنشیند.
- اطمینان حاصل کنید که تعداد زیادی کپی از کاغذها وجود دارند تا به کسانی که آنها را همراه خود ندارند، ارائه شوند. اگر تعداد کاغذها زیاد باشند، بهتر است که آنها را در یک پوشه با استفاده از شماره‌ی صفحه یا بخش به ترتیب تنظیم کنید تا شرکت‌کنندگان بتوانند به‌راحتی کاغذهای مربوط به بحث جاری را پیدا کنند.
- اگر درک بهتر اختیارات از مدال‌های نام برای افراد استفاده می‌کنید، آنها را به ترتیب حروف الفبا بر روی یک تابلو قرار دهید تا شرکت‌کنندگان بتوانند آنها را در زمان ورود به‌راحتی انتخاب کنند.
تهیه صورت‌جلسه
خوش‌آمد گویی و معرفی
صورت‌جلسه باید شامل لیست کامل از افرادی که در جلسه حضور دارند و عذرخواهی افرادی باشد که نتوانسته‌اند در جلسه شرکت کنند.
برای صرفه‌جویی در زمان، یک برگه‌ی حضور و غیاب تهیه کنید و از بقیه درخواست کنید تا نام خود، سازمان و جزئیات تماس را به‌نوبت در آن یادداشت کنند. در صورت غیبت برخی از اشخاص توجه داشته باشید که عذرخواهی آنها به دلیل عدم حضور را یادداشت نمایید. اغلب افراد خود را “جایگزین فلان شخص” معرفی کرده و از جانب او عذرخواهی می‌کنند.
موضوع اصلی
چگونگی یادداشت‌برداری برای جلسه به این بستگی دارد که صورت‌جلسه چقدر رسمی باشد. اگر فقط خلاصه‌ای از بحث و نکات عملی را گزارش می‌کنید، می‌توانید به بحث و گفتگو گوش کرده و سپس آن را خلاصه‌نویسی کنید. بااین‌حال، اگر قرار باشد که نکات اصلی ارائه‌شده توسط سخنرانان را یادداشت کنید، باید مجموعه‌ای کامل‌تر با نام سخنرانان تهیه کنید. بستگی به خودتان دارد که از یک لپ‌تاپ یا قلم و کاغذ برای یادداشت استفاده می‌کنید، هرچند که بهتر است این موضوع از قبل با رئیس جلسه در میان گذاشته شود.
نکات مفید برای نوشتن صورت‌جلسه
- برای لغات، عبارات و اصطلاحات در حوزه‌ی خود کلمات مخفف بسازید تا بتوانید به‌جای نوشتن عبارات کامل از آنها استفاده کنید.
- برای اشاره به سخنرانان در یادداشت‌های خود، از نام شخص استفاده کنید. اگر از نام شخص مطمئن نیستید، از نام سازمان استفاده کنید: هیچ‌کس اعتراضی ندارد که با عنوان ‘نمایندهی فلان سازمان’ شناخته شود، اما نقطه‌نظرهای بدون مشخصه شما را به دردسر خواهد انداخت.
- اگر چندین نفر در مورد یک موضوع توافق داشتند، کافی است بنویسد ‘ x و y موافق‌اند’.
پشتیبانی از فرآیند جلسه
این وظیفه‌ی رئیس جلسه است که فرآیند جلسه را مدیریت کند، اما دبیر جلسه نیز در برخی از مسائل میتواند کمک کند. به‌عنوان‌مثال:
- به‌آرامی یادداشتی را جلوی رئیس قرار دهید که مسائل مربوطه و زمان‌بندی آنها که در دستور جلسه ذکرشده و یا مشکلات یا زمان صرف چای و قهوه را اطلاع دهید.
- خلاصه‌ای از بحث تهیه کنید. این امر به‌ویژه هنگامی مفید است که افراد نظراتی مشابه با نظر سایرین را تکرار می‌کنند.
- اگر موضوعی را درک نکردید، بخواهید که موضوع شفاف‌سازی شود. این احتمال وجود دارد که درصورتی‌که شما نتوانید موضوع را درک کنید، دیگران هم قادر به درک آن نباشند. به‌هرحال برای تهیه‌ی صورت‌جلسه‌ی صحیح باید درک کاملی از موضوعات داشته باشید.
- پس‌ازاین که اقدامی تصویب شد، بررسی کنید که چه کسی قصد دارد آن را انجام دهد. در جلسات ممکن است بر روی اقدامات ضروری تأکید شود، ولی مسئولیت آن به کسی محول نشود. شما، به‌عنوان دبیر، باید اطمینان حاصل کنید که این اتفاق نمی‌افتد.بسته به نوع سازمان، اینکه سطح سازمانی نسبتاً پایینی دارید یا نقش شما یک نقش داوطلبانه است و اینکه یک عضو منتخب برای یک گروه هستید، بهتر است که این مسئولیت‌ها را با رئیس جلسه در میان بگذارید تا مطمئن شوید که مداخلات شما با استقبال مواجه خواهد شد.
هشدار!
گاهی اوقات ممکن است با بحثی که جالب است حواستان پرت شده و فراموش کنید که چیزی یادداشت کنید. سعی کنید همواره حتی زمانی که در بحث پیشرفتی حاصل نمی‌شود بر روی وظیفه‌ی خود متمرکز باشید. ممکن است رئیس جلسه هرلحظه از شما خلاصه‌ای از جلسه را بخواهد.
نقش دبیر جلسه پس از جلسه
اکنون نقش دبیر جلسه واقعاً شروع می‌شود!
بهتر است بعد از پایان جلسه در اسرع وقت صورت‌جلسه را بنویسید. یادداشت‌هایتان در طول جلسه ممکن است واضح به نظر برسند ولی بعد از یک روز مبهم خواهند بود، بعد از دو هفته حتی در مورد حضورتان در جلسه شک خواهید کرد.
صورت‌جلسه باید مطابق با دستور جلسه باشد. حتی اگر فردی در جلسه یک موضوع قدیمی را موردبحث قرار دهد، شما باید آن بحث را جزء آیتم‌های دستور جلسه‌ی اصلی قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که تمام نکات کلیدی بحث، همه‌ی تصمیمات گرفته‌شده و اقدامات موردتوافق را به همراه نام فردی که مسئول آن اقدام است، در صورت‌جلسه ذکر کنید.
صورت‌جلسه‌ها معمولاً در زمان گذشته و به‌صورت مجهول نوشته می‌شوند (“x مشخص کرد که نیاز است y انجام شود؛ توافق شد که z مسئول آن شود”). به‌ویژه در صورت‌جلسه‌های رسمی، برای چیزی که قرار است اتفاق بیفتد به‌جای ‘خواهد شد’ از ‘شود’ استفاده کنید.
به سبک خودتان بستگی دارد که از نام، نام به‌علاوه‌ی نام خانوادگی و یا حروف اول نام و نام خانوادگی برای اشاره به کسانی که صحبت می‌کنند، استفاده کنید. با رئیس جلسه هماهنگ کنید، یا به صورت‌جلسه‌های گذشته نگاه کنید تا ببینید چگونه نوشته‌شده‌اند و از روش همیشگی استفاده کنید.
بررسی و تائید
اگر در درک بهتر اختیارات نوشتن صورت‌جلسه تازه‌کار هستید، توصیه می‌شود تا از یک یا دو نفر از افراد مورد اعتماد برای بررسی و نظر دادن قبل از انتشار آن کمک بگیرید.
یکی از این افراد احتمالاً رئیس جلسه است، مگر اینکه خودش از شما بخواهد آن را ابتدا به شخص دیگری ارسال کنید. هنگامی‌که صورت‌جلسه توسط رئیس جلسه مورد تائید قرار گرفت، می‌توان آنها را به‌طور گسترده برای شرکت‌کنندگان ارسال و در صورت لزوم در وبسایت نیز منتشر کرد. توجه داشته باشید که شرکت‌کنندگان ممکن است بخواهند خطاهای احتمالی را تصحیح کنند و اصلاحات باید در صورت‌جلسه‌های بعدی ذکر شوند.
امیدواریم این مقاله به شما در درک بهتر از نقش دبیر جلسه کمک کرده باشد. از به اشتراک گذاری و ثبت نظرات ارزشمند شما استقبال می‌کنیم. لازم به ذکر است که ایفای موثر نقش دبیر جلسه قطعا یکی از المان‌های مهارت‌های بین فردی بوده و یادگیری این مهارت قطعا به بهبود فردی و توسعه فردی شما کمک خواهد کرد.
دیدگاه شما